Şöyle samimi bir soru soralım: Tatile çıktığınızda telefonunuz gerçekten susuyor mu?
Pazar kahvaltısında “Acil bir evrak var, onayınız lazım” diye aranıyor musunuz?
Eğer cevap çoğu zaman “Evet” ise, şirketin büyümesinin önündeki en büyük engel, muhtemelen şirketin tam merkezindeki “yetki sıkışmasıdır.”
Patronların sıkça kurduğu “Ben bakmazsam burada yaprak kımıldamaz” cümlesi, dışarıdan güçlü bir liderlik gibi görünebilir. Ancak bu, aslında ciddi bir operasyonel risktir.
Çünkü liderin yorgun olduğu, hastalandığı veya seyahatte olduğu her gün, şirket de onunla beraber yavaşlar veya durur.
Yetki devrinden korkulması doğaldır. “Ya yanlış karar verirlerse, ya para boşa giderse?” endişesi haklıdır. Ancak çözüm, her faturada patron imzasının bulunması değildir.
Çözüm, yetkiyi kişilere değil, tanımlanmış kurallara devretmektir.
Omurga Kurumsal metodolojisinde buna “İmza ve Yetki Matrisi” diyoruz. Bu matriste kişiler değil, roller ve limitler konuşur.
Kim, hangi tutara kadar harcama yapabilir?
Hangi indirim oranı Satış Müdürü’nün, hangisi Genel Müdür’ün yetkisindedir?
Hangi sözleşme tipinde Hukuk onayı şarttır?
Bunlar tek tek yazıya dökülür.
Örneğin; “5.000 TL’ye kadar satın almada bölüm yöneticisi, 50.000 TL’ye kadar genel müdür, üzeri için yönetim kurulu onayı” gibi net sınırlar koyulduğunda, sistem kişilerden bağımsız işlemeye başlar.
Hem ekip sınırlarını bildiği için inisiyatif alır hem de patron her evrağın başında nöbet tutmak zorunda kalmaz.
Bu sistem oturduğunda, patronun masasına gelen evrak sayısı azalır, bekleyen işler hızlanır. Çalışanlar “Patron yoksa iş durur” psikolojisinden çıkar.
İyi bir yetki devrinin ölçüsü şudur:
Patron bazı operasyonel konularda kendisinden habersiz karar alındığını duyduğunda tedirgin olmuyor, aksine “Sistem çalışıyor” diyerek içi rahat ediyorsa, o şirket kurumsallaşma yolunda büyük bir eşiği aşmış demektir.